Разработка системы информационной безопасности для строительной компании. Роль информационных систем в процессах управления строительными и девелоперскими проектами Сущность информационной системы

Часто приходится слышать, что главная причина этого кроется в высокой рентабельности в среднем по отрасли: ведь там, где денег пока хватает, не может быть серьёзного интереса к комплексной автоматизации - и что, мол, интерес появится со временем, когда в силу естественных рыночных процессов начнётся неизбежное снижение цен и, следовательно, доходности строительного рынка, когда наступит ситуация, в которой выживет только тот, кто лучше всех считает.

Этому взгляду обычно противопоставляют другой: там, где денег хватает, тем более нужен строгий учёт, позволяющий избежать коррупции и предотвратить воровство. И всё же главной причиной столь низкого уровня автоматизации строительных компаний является специфичность отрасли: любая строительная компания нуждается в автоматизации слишком большого количества участков деятельности, при этом непременно необходима их тесная интеграция между собой.

Итак, какие же процессы необходимо автоматизировать в строительной компании прежде всего?

Контроль расходов и доходов

В первую очередь автоматизации подлежит контроль расходов и доходов. Строительным компаниям требуется нечто, что позволит иметь под рукой информацию, сколько денег есть и сколько ожидается, какие были затраты и на что, кто их совершал, какие затраты планируются, хватит ли денег и какой ожидается финансовый результат. В подавляющем большинстве строительных компаний логика именно такая: в первую очередь учёту подлежит чистый денежный поток, вне товарного потока, учёта себестоимости или, тем более, прибыльности. Под себестоимостью строители зачастую понимают просто фактическую сумму совершённых затрат на тот или иной строительный объект, а под прибыльностью - разницу между приходом и расходом денежных средств. Таким образом, главное в автоматизации строительных компаний - оперативное бюджетирование (вперёд на месяц или два) и контроль над расходами по заявкам.

Управление договорами

Второй по степени важности участок строительного бизнеса, требующий автоматизации, - контроль расходов, работ и задолженностей по договорам подряда и планирование поступлений по договорам купли-продажи, аренды, долевого участия и проч. Здесь ключевой задачей является возможность планирования выполнения работ по каждому договору подряда и график оплат как по расходным контрактам, так и по договорам реализации. Учёт взаимоотношений с заказчиками и подрядчиками интересен, прежде всего, с точки зрения задолженностей и исполнения планов, а по договорам реализации - с точки зрения плана поступления средств и, опять же, возникающих задолженностей клиентов.

Управление проектами

Управление проектами - тема, неизменно интересующая всех строителей. Ведь это очень красиво - календарный график строительства на стене, на котором всё наглядно и понятно. Практически любая строительная компания прошла этот путь: принятие решения о тотальном планировании и управлении проектами; осознание того, что главное - не запланировать, а отследить выполнение; затем понимание того, что собрать «сводки с полей» - задача, требующая такого количества ресурсов, что легче просто от этого отказаться. Так и получилось, что в большинстве строительных компаний управление проектами - это всего лишь красивая диаграмма на стене, подписанная ответственными за проект лицами. Действительно, отслеживать исполнение задач в строительном проекте - чрезвычайно трудоёмкое дело, ведь конкретные исполнители в этой отрасли - люди, далёкие от компьютера, так что в каждом случае требуется дублирование функций, что всегда очень дорого. Не помогают и придуманные бумажные формы отчётности: с бумагой прораб тоже работает крайне неохотно. Поэтому лучшим решением для управления строительными проектами является контроль исполнения проекта по реперным точкам. «Реперными точками» называют важнейшие точки проекта. Поскольку их не очень много, собрать по ним фактические данные об исполнении задач вполне реально. Таким образом, в прикладном смысле единственно возможное управление проектами в строительстве - это календарное планирование, расчёт необходимых ресурсов для определения расходной части бюджета и отслеживание исполнения проекта по реперным точкам.

Составление строительных смет

Прежде чем что-либо построить, необходимо знать, как это будет происходить, какие нужны материалы и во сколько обойдётся весь проект: так появляется необходимость в смете строительного объекта. Сметная деятельность строго регламентирована на государственном уровне, и существует достаточное количество программ для подготовки сметной документации - этот участок в строительных компаниях наиболее благополучен с точки зрения автоматизации.

Прочая автоматизация

Кроме главных бизнес-процессов, описанных выше, в строительной компании, в зависимости от её размера и специализации, может существовать потребность в автоматизации управления снабжением строительных объектов, программах для бизнес-планирования (при расчёте эффективности вложений), программах для управления кредитами при достаточном объёме заёмных средств. Ну и, наконец, строительная компания, как и любое другое предприятие, автоматизирует кадровый учёт и бухгалтерию.

Именно обилием разнообразных бизнес-процессов, требующих автоматизации, и обусловлено отсутствие на рынке -систем приемлемого программного продукта для строительной отрасли и, соответственно, в целом низкий уровень комплексной автоматизации среди строительных компаний. Надо отметить, что для каждой отдельной бизнес-задачи существуют различные варианты решения и автоматизации. Любая строительная компания постепенно обрастает компьютерными программами, автоматизирующими работу различных подразделений. Известная в других отраслях «проблема двойного ввода» здесь превращается в проблему ввода десятикратного - одни и те же данные вносятся в совершенно разные программы, никак не связанные друг с другом. Даже трудно оценить трудозатраты и финансовые потери отрасли в результате такого положения дел. Конечно, в качестве выхода из ситуации можно было бы предложить интеграцию разнородных приложений между собой.

Но здесь есть два «но». Во-первых, в силу большого количества конкретных задач и, соответственно, возможных программ для их автоматизации, появление готового интеграционного решения маловероятно (невозможно предусмотреть интеграцию чего угодно с чем угодно). Во-вторых, стоимость настройки интеграции такого количества продуктов друг с другом может быть очень и очень высока. Это тем более знаменательно, что «ноги» большинства проектов по интеграции «растут» из желания сэкономить. На самом же деле экономия получается весьма сомнительная - интеграционные проекты часто выливаются в суммы даже бульшие, чем замена разрозненных программ на одну, но покрывающую все необходимые задачи. Поэтому большинство поставщиков систем управления предприятиями озабочены созданием готового комплексного решения по автоматизации строительных компаний.

Хотя потребность в комплексной автоматизации строительных компаний осознана разработчиками -систем сравнительно недавно, уже сейчас на рынке представлены интегрированные решения от нескольких производителей. Рассмотрим эти решения подробнее.

Система автоматизации	Бюджетирование	Управление затратами	Управление договорами	Управление проектами	Составление смет	Управление снабжением	Бизнес-планирование	Управление кредитами	Бухгалтерский учёт	Сроки внедрения	Цена на одно рабочее место, у.е.
Галактика ERP, модуль "Управление строительством"	В самом модуле - нет, в системе - да	да	да	Интеграция с Primavera и MS Project	Интеграция со сметными программами (АРПС-формат)	да	да	да	да	от 3-6 мес.до 2-3 лет
	да	да	да	да	да	да	да	да	да	от 1 мес.
Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Управление проектами»	Проектные бюджеты и общехозяйственные бюджеты - да.	да	да	Да. + Интеграция с Oracle Primavera и/или MS Project	Интеграция со сметными программами	да	да	да	да	6-10 мес.	1000 - 2300
MAG Builder для Microsoft Dynamics AX	да	да	да	Интеграция с MS Project	да (без сметно-нормативных баз)	да	Интеграция c Plan Designer, Comshare,Geac Performance Management	да	да	3-6 мес.	5000
Ланит-строительство	да	да	да	да	Интеграция с WinSmeta, Smeta . ru	да	да	да	да	от 3-х мес. до 1,5 лет	2500
SAP for Engineering, Construction and Operations	да	да	да	да	да	да	нет	да	да	6-9 мес.	5000
Строительные решения на платформе системы "Алеф"	да	да	да	да + интеграция с Primavera	да	да	да	нет	да	6-9 мес.	2000
Программный комплекс "Гектор-строитель"	нет	нет	нет	да + интеграция с Primavera и Spider	да + возможность интеграции с другими сметными программами	нет	нет	нет	Интеграция с программами бухучета	Поставка + обучение до 2-х недель	250 - 600

2/2009 ВЕСТНИК

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫМИ ПРОЕКТАМИ

Е.Г. Пенкина

В современном строительном бизнесе активно используются информационные технологии и специализированное программное обеспечение. Это системы автоматизированного проектирования (САПР), системы управления проектной документацией и сметное программное обеспечение. Сметные системы дают оценку проекта с точки зрения объемов работ, стоимости, общей потребности в ресурсах по проекту, но не предоставляют таких важных для успешного выполнения проекта сведений, как календарный план работ, график потребности в ресурсах, календарный профиль затрат.

В организациях строительного комплекса существует высокая потребность в программном обеспечении именно по планированию и управлению проектами. Нахождение оптимального по времени способа реализации проекта при максимально эффективном использовании ресурсов являются ключевыми факторами успеха, а при растущей с каждым годом конкуренции - гарантом выживания организации.

Информационная система управления строительными проектами (ИСУСП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения.

Внедрение системы планирования и управления проектами может существенно повысить эффективность реализации строительных проектов. Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:

Возможность регламентирования процедур управление проектами;

Определение и анализ эффективности инвестиций;

Использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;

Централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;

Возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;

Обеспечение контроля выполнения работ проектов;

Возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;

Использования архива проектов и накопления знаний.

На сегодняшний день существует достаточное количество программного обеспечения, для осуществления управления строительными проектами. Однако далеко не всегда удается выбрать именно то, которое в достаточной мере удовлетворяет потребностям строительного предприятия. Кроме того даже выполнив эту задачу и выбрав правильный комплекс средств, в большинстве случаев предприятию сложно предварительно оценить эффект от внедрения выбранного программного обеспечения.

ВЕСТНИК 2/2009

В настоящее время вопрос организационного обеспечения ИСУСП проработан недостаточно хорошо.

Во-первых, отсутствует соответствующая система критериев, позволяющая осуществлять выбор оптимальной для данной строительной организации системы управления строительными проектами (ИСУСП).

Необходимо понимать, что никакой программный продукт не поможет, если не поставлена система управления проектами в организации. Если не будет разработан стандарт и регламенты. Поэтому первична система, продукт должен удовлетворять требованиям проектируемой системы. И вот здесь может возникнуть проблема - если программное обеспечение (ПО) не обеспечивает получения необходимой информации, то и польза от него резко падает. Потому и выбор системы должен быть осознанный. Нужно определить, какой продукт необходим для системы управления проектами, которая есть в строительной организации.

При этом, алгоритм выбора выглядит следующим образом:

1. Сформулировать требования к пакету, предварительно определив необходимые функции. Это важный этап, поскольку при отсутствии должного внимания могут быть упущены весьма существенные требования к продукту.

2. Составить таблицу сравнения спецификаций функций различных систем. Один из возможных вариантов представлен в табл. 1.

3. Оценить предложения поставщиков программного обеспечения, их сервиса, помощи при внедрении и т.п.

Табл. 1. Сравнения спецификаций функций различных систем

Требования при выборе ПО Функции, реализуемые в системе

Пользовательский интерфейс Настраиваемый интерфейс

Контекстная помощь

Удобство доступа к данным

Графические возможности

Разделение интерфейса по ролям

Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана

Управление данными Удобство доступа и передачи информации

Защита от несанкционированного доступа

Интеграция данных с другими приложениями

Возможности разграничения прав доступа

Наличие функций OLAP

Механизм планирования Использование иерархической структуры ресурсов

Временной анализ по методу критического пути

Анализ стоимости и освоенного объема

Анализ рисков

Использование нескольких исходных планов

Использование шаблонов отчетов

Обеспечение совместной работы Наличие Web-приложений

Архитектура клиент-сервер

Представление доступа к данным удаленным пользователям

Оповещения и напоминания о работах

2/2009 ВЕСТНИК

Программный продукт не является стержнем системы управления проектами, но его возможности и недостатки вполне могут быть серьезным фактором и ограничением при выборе ПО. Не каждая компания может позволить себе заниматься доработкой программного обеспечения под себя. Хотя, безусловно, настройка рабочих мест, в зависимости от выполняемых сотрудником функций, имеет место быть.

Во-вторых, требуются методические и программно-информационные средства поддержки процесса оценки эффективности информационной системы управления проектами из существующего множества.

Оценка эффективности основывается на определении, выборе критериев для рассмотрения и оценки системы по этим качествам. Некоторые различия в наборе критериев, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность проекта, существуют и могут зависеть от характеристики строительных проектов и состава системы, но в целом они едины для всех (рис. 1).

Управление временем проекта

Управление стоимостью проекта

Управление качеством проекта

Управление целями проекта

Основные

Управление интеграцией (завершением) _проекта_

Управление человеческим и ресурсами

Управление поставками и контрактами

Управление информацией и коммуникациями

Управление рисками проекта

Вспомогательные

Рис. 1. Критерии оценки эффективности проекта

Требования при выборе ПОФункции, реализуемые в системеПользовательский ин-терфейсНастраиваемый интерфейсКонтекстная помощьУдобство доступа к даннымГра-фические возможностиРазделение интерфейса по ролямСтандартные мастера, шаблоны и представления экранаУправление даннымиУдобство доступа и передачи информаци-иЗащита от несанкционированного доступаИнтеграция данных с другими приложения-миВозможности разграничения прав доступаНаличие функций ОЬЛРМеханизм плани-рованияИспользование иерархической структуры ресурсовВременной анализ по методу критического путиАнализ стоимости и освоенного объемаАнализ рисковИспользование нескольких исходных плановИспользование шаблонов отчетовОбеспечение совместной работыНаличие Web-приложенийАрхитектура клиент-серверПредставление доступа к данным удаленным пользователямОповещения и напоминания о работах

Количественная оценка эффективности информационной системы может рассчитываться по следующим основным критериям:

Отклонения по времени - сдвиги в расписании проекта, вызванные отставанием или опережением работ;

Отклонения по стоимости проекта - отклонения бюджета проекта, вызванные его перерасходом или недорасходом;

ВЕСТНИК 2/2009

Отклонения по качеству - устранение недостатков, найденных при проверке и оценке качества - оценка эффективности работы команды проекта по устранению недостатков, выявленных в ходе выполнения проекта.

Для каждого определенного критерия проекта вырабатываются весовые показатели (к1, к2, к3 и т.д.), которые соответствуют важности данного критерия.

Главной особенностью процессов строительных организаций является их стандартная структура и стандартные ограничения. Эти стандартные ограничения по времени, стоимости реализации проектов и по качеству результатов могут быть использованы для построения обобщенного показателя, характеризующего эффективность системы через оценку возникающих отклонений (1).

(к1* АТ + к 2* АС + к 3* АО) АЕ = --- (1)

ДЕ - отклонения от применения информационной системы управления

АТ - отклонения по времени

АС - отклонения по стоимости проекта

АО - отклонения по качеству

Значения коэффициентов АЕ соответствуют делениям специальной составленной шкалы, позволяющей классифицировать отклонения от применения той или иной ИСУСП.

Это один из возможных методов количественной оценки эффективности информационных систем. Также можно использовать и качественные. Например, на основе экспертной оценки критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых необходимо для успешной реализации строительного проекта.

Эффективность ИСУП зависит от таких факторов, как:

Со стороны высшего руководства - понимание важности системы, готовность обеспечить необходимую поддержку посредством личного участия или делегирования соответствующих полномочий членам команды;

Четкое планирование работ - понимание путей достижения целей (за счет каких работ будут достигнуты цели проекта, в какие сроки, какие ресурсы для этого потребуются);

Учет требований пользователей - определяет удовлетворенность системой в практической работе;

Наличие необходимых технологических и финансовых средств;

Наличие подготовленного персонала (подготовленность сотрудников к осуществлению проекта конкретного профиля, готовность провести обучение сотрудников или набор соответствующих специалистов, иногда привлечение консультантов).

Таким образом, используя как систему критериев, так и методы оценки эффективности, можно осуществлять выбор оптимальной системы управления строительными проектами.

Рецензент: д.т.н., проф. С.А. Синенко, кафедра САПР в строительстве МГСУ

1. Разработка ИС.

1.1. Предпроектное обследование ПО.

1.1.1. Строительная фирма «ЛьвоffСтрой» является поставщиком строительных материалов в строительные розничные магазины города Санкт-Петербурга. Предметной областью данной курсовой является отдел закупок. С каждым поставщиком заключается договор на поставку товара в соответствии с потребностями предприятия, определенного количества, на определенную сумму, в определенный срок, и все это отражается в договоре на закупку. Поступление товара на склад сопровождает приходная накладная. Сопоставление этих двух документов и позволяет нам выполнить поставленную задачу: выявить месяцы для заданного квартала, в которых не было поставок заданной группы и суммы задолженности поставщиков на эти месяцы по каждому наименованию товара.

1.1.2. Справочник поставщиков, справочник групп товаров, справочник товаров, таблица кварталов, а также два документа: приходная накладная и договор на закупку.

1.1.5. Так как приходиться работать с большим количеством информации, нашей задачей является создание такого автоматизированного рабочего места, которое позволяет выдавать нам отчет в разрезе поставщиков и договоров, которое позволяло бы нам вести контроль за поставкой товара на склады предприятия, вести учет задолженности поставщиков перед стройбазой «ЛьвоffСтрой», и контроль за ее погашением.

1.2. Постановка задачи.

1.2.1. (см. выше)

1.2.2. Ограничения: с одним поставщиком может быть заключено несколько договоров, в договоре может быть несколько изделий, одно и то же изделие может быть затребовано в разные месяцы, приходная накладная всегда ссылается на договор на закупку, номера договоров и приходных накладных уникальны для поставщика, каждый товар принадлежит только к одной группе товаров, имеет только одну единицу измерения, все цены в рублях.

1.2.3. Для решения поставленной задачи нам необходима следующая входная информация:

Справочник товаров:

Код товара

Наименование товара

Единица измерения

Цена за единицу

Справочник группы товаров:

Код группы товаров

Наименование группы

Справочник поставщиков:

Реквизиты поставщика

Наименование поставщика

Договор на закупку

Номер договора на закупку

Месяц поставки товара

Наименование поставщика

Код товара

Количество

Приходная накладная

Номер приходной накладной

Номер договора на закупку

Дата оприходования товара на складе

Кол-во товара

Код товара

1.2.4. Выходным документом является отчет о непоставках товаров группы _____ по месяцам ___ квартала:

	Наименование	Сумма задолженности
		Количество	Стоимость
Итого за месяц по группе:
Итого за месяц по группе:
Всего за квартал:

1.3. Построение информационной модели.

Итак, из списка предлагаемых входных документов нам необходимы два: Договор на закупку и Приходная накладная с соответствующими реквизитами:

Номер договора на закупку

Дата заключения договора на закупку

Наименования поставщика

Адрес поставщика

Реквизиты поставщика

Наименование товара

Единица измерения товара

Месяц поставки товара

Количество товара по договору на закупку

Цена закупки единицы измерения товара

Номер приходной накладной

Дата выписки приходной накладной

Дата оприходования товара на складе

Номер договора на закупку

Дата заключения договора на закупку

Наименование поставщика

Адрес поставщика

Реквизиты поставщика

Наименование товара

Единица измерения товара

Количество каждого наименования товара по приходной накладной

Для решения поставленной задачи необходимы также 3 документа нормативно-справочной информации:

Справочник поставщиков

Справочник товаров

Справочник групп товаров

Где следует ввести такие реквизиты, как Код товара, Код группы товаров, уникальные для каждого наименования.

Так как необходимо сделать отчет по данным определенного квартала, нам потребуется табличка Календарь.

На основании имеющихся данных можно выделить следующие информационные объекты с соответствующими реквизитами, где в скобках указаны сокращения, применяемые в самой базе данных:

ИО Поставщики

Адрес поставщика (Адрес)

ИО Договор на закупку

Месяц поставки товара (Месяц)

Наименование поставщика (Наим)

Номер договора на закупку (№дог)

Код товара (Код)

ИО Приходная накладная

Номер договора на закупку (№дог)

Номер приходной накладной (№ПП)

Количество каждого наименования товара по приходной накладной (Кол-во)

Код товара (Код)

ИО Группа товаров

Код группы товаров (КодГр)

Наименование группы товаров (НаимГр)

ИО Товары

Код товара (Код)

Наименование товара (Наим)

Единица измерения (ЕИ)

Цена за единицу (Цена)

Код группы товаров (КодГр)

ИО Квартал

Номер месяца (№мес)

Месяц поставки товара (месяц)

Номер квартала (№Кв)

Для поставщика уникальным является его наименование. ДЗ может быть заключен с несколькими поставщиками. ДЗ должен быть связан со своей Спецификацией по №дог, уникальному для каждого договора (аналогично для ПН с ее спецификацией). ПН составляется на основе ДЗ и идентифицируется также по №дог. Каждый товар принадлежит определенной группе и имеет свой уникальный код, может содержаться в нескольких ДЗ, и, следовательно, в нескольких ПН.

Опираясь на данную информацию необходимо выделить ключевые и описательные реквизиты (ключевые подчеркнуты):

ИО Поставщики

Реквизиты поставщика (Реквизиты)

Наименование поставщика (Наим)

Адрес поставщика (Адрес)

ИО Договор на закупку

Месяц поставки товара (Месяц)

Дата заключения договора на закупку (Дата)

Наименование поставщика (Наим)

ИО Спецификация договора на закупку

Номер договора на закупку (№дог)

Количество товара по договору на закупку (Кол-во)

Код товара (Код)

ИО Приходная накладная

Номер приходной накладной (№ПП)

Номер договора на закупку (№дог)

Дата оприходования товара на складе (Дата опр)

ИО Спецификация приходной накладной

Информационное обеспечение - это оснащение предприятия всей необходимой информацией и документацией. Наличие информации на предприятии очень важно и обусловлено напрямую с получением заказа на строительство нового объекта, выполнение строительно-монтажных работ или же при необходимости в заказе строительных материалов.

В сравнении с другими промышленными предприятиями строительные организации обладают некоторыми отличительными особенностями производственной деятельности, которые формируют характер управления ими. Объяснение сложившейся ситуации можно найти в особом характере строительных материалов, вложениями денежных средств в них и организацией строительного процесса.

В производственной деятельности строительного предприятия выделяют несколько этапов:

• - заключение договоров с поставщиками и заказчиками;
• - обеспечение производства всеми необходимыми ресурсами;
• - выполнение строительно-монтажных работ;
• - окончание работ, сдача объекта заказчику;
• - гарантийная ответственность по объекту.

Рис.2.8.

Движение информации на предприятии можно проанализировать по рисунку 2.8..

Расшифровка обозначений:

• 1) спецификация на объект, график строительства, расчет материалов;
• 2) рабочий проект, спецификация на объект;
• 3) информация об остаточном с прошлого объекта материале;
• 4) запрос необходимых материалов;
• 5) информация о наличии и отсутствии материалов;
• 6) закупка необходимых материалов и оборудования;
• 7) информация о сроках поставки материалов

Рис.2.9.

При выполнении строительных работ, предприятия строительной отрасли могут выступать как генподрядчиком, так и субподрядчиком. Отношения между заказчиком и исполнителем устанавливаются договором подряда (субподряда). Заключенный между ними контракт заверяется главным инженера, главным бухгалтером и подписывается генеральным директором.

От заказчика поступает документация на выполнение тендерных работ (описание строительных работ) и заявки, которые изучаются представителями компании исполнителя, в следствии и происходит заключение договора. Информация по специфике работ, перечень необходимых материалов, оборудования и сроки поставок, поступают в отдел снабжения, который будет проводить закупку, ориентируясь на нормативно-техническую документацию.

Базовая документация по заказу, сроки выполнения работ направляются на согласование к инженеру-прорабу и в проектный отдел, которые в свою очередь на основании нормативно-технической документации будут разрабатывать объем и сроки выполнения строительных работ.

Во время подписания договора также проверяется и ставится на контроль пунктуальность выполнения работ исходя из временных рамок установленных календарным планом, происходит оформление актов о реализованных работах, до момента сдачи объекта заказчику, поступление авансовой денежной суммы.

После заключения договора начинается поиск поставщиков материалов. У большинства строительных компаний давно существующих на рынке есть налаженные связи с поставщиками, с которыми они сотрудничали ранее. Преимущества таких отношений, это доверие, надежность и скидки. Если фирма все же решает искать нового поставщика, она исходит при выборе из таких критериев как:

• - цена;
• - доверительные отношения;
• - качество продукции;
• - широта ассортимента;
• - имидж и рекомендации.

Цена является основополагающим фактором при заключении выгодной сделки. Если строительное предприятие довольно предложенной ценой, то сделка будет реализована. Доверительные отношения с поставщиком, это успех и гарантия повторного заказа именно у них. От качества материалов и технической работы оборудования зависит качество выполняемых работ и бездефектные строительные объекты. От разнообразия представленного ассортимента, зависит заинтересованность строительного предприятия в выборе именно этого поставщика. Имидж поставщика - это гарантия его надежности и стабильного положения на рынке.

Строительные запасы формируются на определенном земельном участке в течение всей продолжительности строительных работ и их эксплуатации. На время строительных работ в районе строительной площадке создаются складские базы, которые для предприятий очень удобны. Данные склады свидетельствует о перемещении материалов по всему периметру строящегося объекта, и относятся исключительно к одному экземпляру.

Значительное влияние на технические и экономические показатели оказывает временной фактор. Изменение в спросе и поставках, а также желание по максимуму удовлетворить спрос порождают необходимость содержания материальных запасов.

Установление оптимального размера заказа, заключается в снабжении предприятия всеми необходимыми запасами, для поддержания производственного процесса при минимизированной сумме издержек возникших при хранении и формировании заказа.

Наилучший размер партии заказанных товаров и, соответственно, периодичность завоза зависят от некоторых моментов:

• - увеличение спроса;
• - расходы на перевозку и транспорт;
• - расходы на хранение запаса на складе.

Данные факторы близко взаимосвязаны друг с другом. Желание уменьшить расходы на хранение запасов, вызовут увеличение затрат на оформление и доставку. Сбережение затрат на повторный заказ может привести к утратам, связанным с содержанием дополнительных складских помещений. Максимальная загрузка складов запасами может привести к увеличению расходов на хранение запасов, есть вероятность не использования их при строительстве и возникновения застоя невостребованных материалов на складах.

Как только предприятие принимает решение о необходимости заказа у поставщика материала, сразу возникает проблема в определении количества необходимого материала.

Представленные показатели важны в деятельности строительного предприятия, так как определяют возможность его выживания на рынке.

В свою очередь со своей стороны подрядчик обязан:

• - разработать и утвердить у заказчика график проведения строительно-монтажных работ;
• - показать еженедельно представителю фирмы-заказчика информацию о ходе проведения работ, заверенную письменно прорабом в соответствии с графиком работ;
• - оповещает заказчика в письменном виде о возможных внеплановых событиях и чрезвычайных ситуациях на объекте;
• - по требованию заказчика устраняет недостатки, за которые подрядчик не несет ответственности.

Также во время данного периода, происходит надзор за ходом выполнения работ. Надзор в свою очередь, делится на технический и авторский. Технический надзор следит за качеством возведения объекта с приглашением знающих специалистов на протяжении всего срока строительных работ.

Для того чтобы зарегистрировать строительные работы, заказчик отправляет в орган Ростехнадзора России заявление определенного образца с дополнением к последнему:

• а) документы по проекту;
• б) перечисление услуг занимающиеся организацией надзора;
• в) заключения о том, что была проведена экспертиза промышленной безопасности.

При утверждении проектной документации запросам нормативных документов Ростехнадзор России вносит в регистр проект и выдаст извещение в письменном виде о его регистрации. Заказчик оповещает Ростехнадзор России о времени начала строительных работ и расположение объекта.

Авторский надзор за строительством, проектированием и техническим обеспечением строительных объектов всем необходимым, осуществляется в целях соблюдения всех требований предусмотренных проектной и сметной документацией, нормативными документами и нынешним законодательством Российской Федерации.

На заключительном этапе осуществляется сдача и приемка построенного объекта. Строительная компания, не позже, чем в определенный срок по договору до даты окончания всех строиетльно-монтажных работ на объекте, в полном размере и в соответствии со всей рабочей документацией, отправляет заказчику оповещение о завершении строительных работ в письменном виде.

После окончания строительно-монтажных работ и оформления акта приемки выполняется комплексный осмотр сданного объекта.

Представитель заказчика, осуществляющий принятие законченного объекта с оформлением соответствующей документацией «Акт приемки завершенного капитальным ремонтом объекта».

Гарантийный срок для выполненных работ прописан в договоре и наступает со дня утверждения акта приемки законченного строительством объекта.

При выявлении изъянов в гарантийный срок заказчик определяет комиссию для расследования причин случившегося, письменно оповещает подрядчика о нахождении дефектов с предписанием сроков прихода представителей строительной фирмы на объект для обследования обнаруженных дефектов и подписании соответствующей документации о найденных недостатках.

Во время гарантийного периода подрядчик по письменному требованию заказчика осуществляет в оговоренные сроки выполнение всех строительных работ по поправлению и устранению дефектов, определяющих нарушение подрядчиком договоренности сторон по соглашению.

Уже после выполнения подрядчиком всех условий представленных заказчиком, происходит расчет за выполненные работы и уже после этого можно считать договор закрытым.

Главной задачей процесса документооборота является преобразование функций управления материальными запасами предприятия в высокоавтоматизированный и усовершенствованный процесс путем составления приемлемой структуры информационных потоков, что позволит разрешить две существенные проблемы. Во-первых, классифицировать данные о материалах с учетом возрастания степени их необходимости на строительном объекте и использования во время их закупки современных компьютерных программ. Во-вторых, устранить коммуникационные барьеры, потери и задержки, которые могут возникнуть при обмене данными между субъектами и объектами управления.

Данные методы представлены исключительно для строительных организаций и направлены на:

• 1) объединение разной оснащенности информационных потоков на производстве в один;
• 2) формирование баз данных по созданию электронных документов, необходимых для быстрого управления материальными запасами, состоящих в поисковой системе по содержимому, видам материальных запасов, пользователям, по назначению;
• 3) недопущение повторения действий разных исполнителей;
• 4) экономия времени при подготовке необходимых документов;
• 5) сохранение информации.

Изучение процессов формирования информационного обслуживания управления предприятием в условиях современной экономики позволяет открыть некоторые закономерности:

• 1) на сегодняшний день экономика анализирует информацию как характерный производственный ресурс;
• 2) эффективность управления определена уровнем развития информационных технологий;
• 3) современные предприятия для оптимизации информации чаще стали использовать программные компоненты;
• 4) у строительных организаций появляется нужда в создании базы данных, включающей информацию всех уровней управления.

На предприятиях разрабатывают методику управления складскими запасами предприятий строительной индустрии в режиме реального времени. Она включает в себя процесс мониторинга текущего состояния запасов, реализация расчетов острых значений текущих, подготовительных и страховых запасов на базе сравнительного анализа материальных затрат, объемов поставок, количества запасов, объяснение меры результативности для выбора способа поставок. Методика представлена в виде программного обеспечения, с использованием системы автоматического уведомления о срочности пополнения некоторых видов материалов. Предусматривает также разделение информации по управленческим этапам, улучшение процесса документооборота между отделами предприятия, создание общей базы данных на веб-сайт, использование Интернет-ресурсов для проведения достоверного поиска по стоимостным и транспортным пунктам, заключение соглашений по поставкам, открытый доступ к информации. При необходимости можно получить информацию о возможных поставщиках и заказчиках в удобной для пользователей сайта форме, формирование ситуаций для быстрого выхода предприятия на рынок. Использование этих методических назначений поможет предприятию быстро получить информацию о возможностях поставщиков и делать расширенный поиск информации по имеющимся в наличии ресурсам, ценам, срокам, производственным мощностям и другим, для роста результативности системы управления запасами и повышения рентабельности товаров.

Подводя итог по данной главе, следует отметить, что для эффективной работы строительной организации необходимо разработать методику формирования документооборота, которая будет предусматривать и контролировать автоматизированное информационное обеспечение по части управления материальными запасами.