Как настроить календарь ms outlook. Совместное использование календарей с помощью учетной записи сервера Microsoft Exchange Server. Совместное использование собственной папки календаря с определенными пользователями

Сейчас Google-аккаунт есть практически у каждого пользователя, поскольку он даёт большое количество преимуществ в интернете, особенно пользователям браузера Chrome. На подавляющем большинстве компьютеров установлена операционная система Windows и основная часть пользователей использует встроенную в Windows утилиту для работы с контактами, почтой и напоминаниями - Microsoft Outlook. Возникает логичный вопрос: как можно «подружить» эти два сервиса между собой. Очень удобно, когда появляется возможность создавать события и мероприятия в календарях других сервисов через Outlook. В этой статье подробно рассмотрим, как синхронизировать Outlook с другими календарями. Давайте разбираться. Поехали!

В Outlook есть очень удобный календарь. Но иногда может понадобится синхронизировать его с другими

Сперва необходимо отметить, что синхронизация будет односторонняя, то есть события из Аутлука не будут синхронизироваться с Гугл-календарём.

Прежде чем настроить синхронизацию , нужно зайти в свой аккаунт Google и перейти к сервису «Календарь». В меню слева найдите строку, соответствующую названию вашего аккаунта, и кликните по иконке в виде стрелки рядом. В появившемся списке щёлкните по пункту «Настройки календаря».

Зайдите в свой аккаунт Outlook и откройте календарь. Перейдите к вкладке «Импорт», расположенной на панели управления вверху. В появившейся странице выберите пункт «Подписаться». Вы увидите поле для ввода «URL-адрес календаря». Именно в это поле и нужно вставить скопированную ранее ссылку. Далее введите название для этого календаря, выберите понравившийся вам цвет из предложенных и нажмите кнопку «Подписаться». Готово.

Теперь вся необходимая информация из Google Calendar будет отображаться в программе Outlook. Также в календаре Windows вы сможете посмотреть все события, которые были добавлены вами в Google Calendar. Настройка такого взаимодействия между двумя платформами позволяет значительно упростить работу с событиями и мероприятиями, повысить эффективность и скорость работы, сэкономить время. Однако, имеется и один существенный недостаток. Обновление данных происходит раз в сутки, поэтому добавленное событие отобразится в Outlook только через некоторое время. Обязательно учитывайте это обстоятельство.

Также существует возможность синхронизировать календарь Outlook с ВКонтакте. Это будет очень удобно для тех пользователей, которые боятся забыть про день рождения друзей, знакомых, родственников или коллег. Делается это очень просто. Сначала нужно перейти на сайт (http://rreverser.com/dev/vkcal.htm) и ввести свои авторизационные данные для ВКонтакте. Будьте внимательны, вводя свои логин и пароль на неизвестных сайтах. Если какая-либо веб-страница вызывает у вас подозрения или опасения, лучше ничего не вводить. Чтобы как-то обезопасить свой аккаунт ВКонтакте, поменяйте пароль после завершения операции. После этого ниже вы увидите текст, который необходимо сохранить с расширением «.ics». Если сделать это не удаётся, просто скопируйте его в утилиту «Блокнот», сохраните в виде обычного текстового файла, а затем поменяйте расширение на «.ics».

Далее зайдите в свой аккаунт Outlook и создайте новый календарь, перейдя в соответствующий раздел. Кликните по кнопке «Импорт» и выберите пункт «Импорт в существующий календарь». Далее нажмите на кнопку «Выбрать файл» и укажите путь к сохранённому вами на предыдущих шагах ics-файлу. Параметры можно оставить по умолчанию. Кликните по кнопке «Сохранить». Теперь можно выполнить синхронизацию учётной записи.

Чтобы перейти на страницу параметров календаря с главной страницы Outlook Web App, в верхнем углу выберите Параметры , а затем - Календарь из списка в области навигации.

После изменения параметров на этой странице нажмите кнопку Сохранить , чтобы применить изменения.

Параметры календаря

Показывать номера недель . Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы в календаре отображался номер недели. По умолчанию он не установлен.

Первый день недели . С помощью этого списка вы можете выбрать первый день рабочей недели. На этот параметр влияют выбранный язык и региональные параметры. Для английского языка (США) по умолчанию выбирается понедельник.

Рабочая неделя календаря

С помощью этого раздела вы можете определить свои рабочие дни. По умолчанию это понедельник–пятница. Вы также можете указать время начала и окончания каждого рабочего дня.

Отображать неделю как . С помощью этих флажков вы можете выбрать дни, из которых будет состоять ваша рабочая неделя. Выбранные дни отображаются в календаре в качестве рабочих.

Время начала дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время, в которое вы хотите начинать свой рабочий день. Таким образом, другие пользователи будут знать, когда начинается ваш рабочий день, что поможет им проверять, когда у вас есть свободное время, и планировать собрания.

Время окончания дня . С помощью этого списка вы можете выбрать время окончания своего рабочего дня. Оно будет известно другим пользователям, что позволит им не планировать собраний после окончания вашего рабочего дня.

Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.

Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.

Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть . Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Просмотр контактов другого пользователя

1. В папке «Контакты» нажмите кнопку «Открыть общие контакты».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя».
3. Нажмите кнопку «OK».

Просмотр задач другого пользователя

1. В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
3. Чтобы удалить имя из списков Общие календари , Общие контакты или Общие задачи , щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
4. При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
5. Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
6. Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.

Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ

В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:

• Разрешите общий доступ к объектам – в поле «Имя» установите значение «По умолчанию». В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.
• Укажите пользователей, которые будут иметь доступ к объектам – Нажмите кнопку «Добавить».
  1. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ.
  2. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
  3. В списке Имя щелкните введенное имя.
  4. В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.

Независимо от установленных разрешений объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.

Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+

После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:

• отправка и получение приглашений на собрания между Outlook и Schedule+;
• просмотр сведений о занятости других пользователей и другие подробности. При наличии соответствующих прав можно просматривать темы встреч (только в Schedule+ 7.x);
• при наличии соответствующих прав открытие книги встреч Schedule+ в Outlook. Для чтения и интерпретации данных Schedule+ 1.0 в Outlook используются файлы поддержки Schedule+ 7.x, которые устанавливаются вместе с Outlook. «Файлы» поддержки Schedule+ 7.x позволяют открывать книги встреч других пользователей, но при этом Schedule+ 7.x не запускается как отдельная программа.

Нельзя использовать Microsoft Outlook для выполнения следующих действий:

• отправка приглашений на собрания как вложений в такие элементы Outlook, как контакт или сообщение;
• отправка вложений и сведений о местах проведения собраний пользователям Schedule+ 1.0;
• отправка более одного вхождения повторяющегося собрания пользователям Schedule+ 1.0.

04.04.2015

Данное средство Outlook поможет вам спланировать наилучшим образом свои дела (встречи, собрания, события) в течение дня, недели или месяца. С помощью календаря Outlook можно планировать следующее.

• Встреча . Для этого требуется выделить время в деловом расписании, однако приглашения рассылать не нужно. Например, встречей (по терминологии Outlook) можно назвать прием врачом больного (в определенное, назначенное больному время) или окончание уроков у детей (когда их нужно забрать из школы) также в определенное время.
• Собрание . Для этого выделяется время в деловом расписании и рассылаются приглашения. Пример собрания (в Outlook) - собрание коллектива (еженедельное или ежемесячное).
• Событие . К этой категории в Outlook относится любой вид активности, продолжающейся более одного дня. В качестве примера можно назвать конференцию (в рамках которой возможны другие виды активности).

Резервирование времени в календаре для встреч и событий в Календаре Outlook 2010

Для этого выполните следующие действия.

1. В Outlook щелкните на кнопке Календарь в области навигации. В результате в окне Outlook отобразится календарь.
2. На вкладке ленты Главная в группе Создать выберите команду Создать встречу или щелкните на команде Новые элементы, а затем в появившемся меню на команде Целый день. На экране отобразится окно Без имени - Встреча или Без имени - Событие, которые идентичны.
3. В полях Тема и Место укажите тему и место встречи или события.
4. Введите соответствующую информацию в полях Начало и Конец. Соответствующие значения также можно выбрать в раскрывающихся списках. При этом информацию о месте иногда можно не вводить вручную, а выбрать в раскрывающемся списке. (Чтобы сведения о месте предыдущих (периодически повторяющихся) встреч и событий не вводить каждый раз, они сохраняются и содержатся в этом списке, где можно выбрать подходящее значение.)
5. Если нужно, установите также флажок Целый день.
6. На вкладке ленты Встреча (или Событие) в раскрываю щемся списке, который в верхнем левом углу группы Параметры, выберите значение, которым будет отмечено зарезервированное (для встречи или события) время, когда с коллегами будет обсуждаться шлифовальная машина для паркета. Например, если вы в рабочее время записались на прием к доктору, выберите в списке значение Нет на работе.
7. В заключение выберите команду Сохранить и закрыть в группе Действия на вкладке ленты Встреча (или Событие) в окне Без имени - Встреча или Без имени - Событие. (Впрочем, слова «Без имени» в названии окна к этому моменту уже будут заменены тем, что было введено в поле Тема.) После этого окно закрывается, и в календаре (в назначенные день и час) появляется запись о событии или встрече.

Повторяющиеся встречи в Календаре Outlook 2010

Следующее описание действий покажет, как выделить в деловом расписании определенное время для ежедневного перерыва на обед или, например, чтобы ежедневно забирать детей из школы.

1. Создайте новую встречу, как описано в предыдущем разделе. В результате откроется окно.
2. В группе Параметры на вкладке ленты Встреча щелкните на кнопке Параметры, а затем выберите команду Повторение. После этого откроется диалоговое окно Повторение встречи.
3. Переключатель Повторять установите в положение ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно как вам нужно. Также укажите для выбранного варианта правила повторения. (Например, каждый рабочий день, каждая вторая неделя или каждый третий месяц.)
4. По завершении щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно и продолжить создание встречи.

Организация собрания в Календаре Outlook 2010

Организация собрания множества участников не слишком отличается от организации встречи - требуется только выполнить два дополнительных действия. Во-первых, нужно проверить календари всех участников, чтобы выяснить, когда они (участники) свободны, и таким образом выбрать наиболее подходящее время. Во-вторых, нужно отправить каждому участнику приглашение. Если Outlook используется не в среде Microsoft Exchange Server, в этом случае, вероятно, не избежать интенсивного обмена сообщениями e-mail с каждым участником собрания для согласования времени его проведения.

Чтобы организовать собрание, прежде необходимо выделить в папке Контакты нужный контакт. (Все контакты, для которых организуется собрание, должны иметь адреса e-mail.). После выбора контакта щелкните на кнопке Новые элементы в группе Создать на вкладке ленты Главная. В результате отобразится меню, в котором следует инициировать команду Собрание. После этого откроется диалоговое окно Без имени - Собрание. В окне введите информацию о теме собрания, времени и месте его проведения, а также прочее, что необходимо для организации собрания, а затем уведомьте контакт, отправив ему приглашение.

Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.

Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.

Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть . Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Просмотр контактов другого пользователя

1. В папке «Контакты» нажмите кнопку «Открыть общие контакты».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя».
3. Нажмите кнопку «OK».

Просмотр задач другого пользователя

1. В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
3. Чтобы удалить имя из списков Общие календари , Общие контакты или Общие задачи , щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
4. При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
5. Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
6. Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.

Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ

В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:

• Разрешите общий доступ к объектам – в поле «Имя» установите значение «По умолчанию». В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.
• Укажите пользователей, которые будут иметь доступ к объектам – Нажмите кнопку «Добавить».
  1. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ.
  2. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
  3. В списке Имя щелкните введенное имя.
  4. В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.

Независимо от объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.

Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+

После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:

• отправка и получение приглашений на собрания между Outlook и Schedule+;
• просмотр сведений о занятости других пользователей и другие подробности. При наличии соответствующих прав можно просматривать темы встреч (только в Schedule+ 7.x);
• при наличии соответствующих прав открытие книги встреч Schedule+ в Outlook. Для чтения и интерпретации данных Schedule+ 1.0 в Outlook используются файлы поддержки Schedule+ 7.x, которые устанавливаются вместе с Outlook. «Файлы» поддержки Schedule+ 7.x позволяют открывать книги встреч других пользователей, но при этом Schedule+ 7.x не запускается как отдельная программа.

Нельзя использовать Microsoft Outlook для выполнения следующих действий:

• отправка приглашений на собрания как вложений в такие элементы Outlook, как контакт или сообщение;
• отправка вложений и сведений о местах проведения собраний пользователям Schedule+ 1.0;
• отправка более одного вхождения повторяющегося собрания пользователям Schedule+ 1.0.

04.04.2015

Календарь Microsoft Outlook 2010 - это компонент календаря и расписания Outlook 2010, который полностью интегрирован с почтой, контактами и другими возможностями Outlook. Календарь предоставляет следующие возможности:

Выберите время в календаре, создайте приглашение на собрание и решите, кому нужно отправить приглашение. С помощью Outlook легко найти самое раннее время, когда все потенциальные участники свободны. Когда приглашение на собрание отправлено по электронной почте, оно поступает в папку "Входящие" каждого из потенциальных участников собрания. Когда потенциальный участник собрания открывает приглашение, он может подтвердить, условно подтвердить свое участие или отказаться от него, нажав одну кнопку. Если приглашение совпадает по времени с каким-либо элементом в календаре потенциального участника собрания, для организатора собрания в Outlook выводится уведомление. Если это разрешено организатором собрания, потенциальные участники могут предложить для него другое время. Организатор может отслеживать, кто подтвердил свое участие или отказался от него, а кто предложил другое время для собрания, открыв приглашение.

Планирование собрания с другими людьми.

Можно отправить свой календарь получателю электронной почты как календарь Интернета, сохранив за собой возможность определять, какая часть информации будет общей. Данные календаря отображаются в сообщении электронной почты как вложение интернет-календаря, которое получатель может открыть в Outlook.

Дополнительные сведения см. в статье Введение в совместную работу с календарями.

Примечания:

Отказ от ответственности относительно машинного перевода . Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Используйте английский вариант этой статьи, который находится, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими

У пользователей Microsoft Office Outlook , которые используют многофункциональный Outlook не просто как почтовый редактор, но и как отличный планировщик своих задач, проектов, личного и рабочего времени, иногда возникает вопрос - как организовать и календарей между Outlook и Google Calendar?

Сделать это можно с помощью интернет-календарей.

Интернет-календари - это календари, к которым открыт совместный доступ через интернет. Для интернет-календарей используется формат iCalendar и расширение файла .ics.

Microsoft Office Outlook 2007 поддерживает два типа интернет-календарей:

• Снимки календаря - это интернет-календарь, который отправляется в сообщении электронной почты. Он не связан с календарем-оригиналом и автоматически не обновляется.
• Подписки на интернет-календари - это интернет-календари, созданные в Outlook или другом почтовом приложении, загружаются из службы публикации календарей или со специального веб-узла, на котором можно размещать календари и подписываться на них. В отличие от снимка календаря подписки на интернет-календари периодически синхронизируется с календарем, сохраненным на веб-сервере. Все обновления интернет-календаря автоматически загружаются в Outlook.

Используя Microsoft Office Outlook 2007 можно импортировать и экспортировать календари из Google Calendar в виде снимков календаря в формате iCalendar .

Импорт календаря из Google Calendar в Outlook

• Войдите на Google Calendar под своим логином.
• В левом столбце в группе календарей нажмите кнопку со стрелкой рядом с календарем, который требуется импортировать в Outlook.
• Выберите команду Настройки календаря .

• В пункте Адрес календаря нажмите кнопку ICAL .
• В диалоговом окне Адрес календаря щелкните отображаемый веб-адрес календаря.
• Нажмите кнопку ОК в появившемся окне приглашения для импорта календаря в Outlook.

• Календарь будет открыт в календаре Outlook и добавлен в группе Общие календари .

Обратите внимание, что импортированный календарь будет статическим . Он не будет обновляться, несмотря на изменения, произведенные с ним в Google Calendar. Чтобы синхронизировать календарь в Outlook с Google Calendar, необходимо повторить процедуру импорта .

Экспорт календаря из Outlook в Google Calendar

• Откройте Outlook и зайдите на закладку «Календарь «
• Выделите календарь, который вы хотите экспортировать в Google Calendar
• В меню Файл выберите команду Сохранить как

• Введите имя для файла iCal в текстовое поле Имя файла .
• Сводка с указанием имени календаря, диапазона дат и уровня подробностей отображается рядом с кнопкой Дополнительно

В этой статье приведены советы по использованию Календаря Outlook с модулем G Suite Sync for Microsoft ® Outlook ® (GSSMO).

Настройте часовой пояс в Google Календаре. Установите текущий часовой пояс , чтобы не ошибиться при планировании мероприятий в Outlook. В поездке часовой пояс можно изменить, чтобы мероприятия календаря отображались по местному времени.

Как настроить текущий часовой пояс

Для дополнительных календарей можно установить специальный часовой пояс . Этот параметр не будет меняться даже во время поездок.

Как настроить часовой пояс для отдельного календаря

Если часовой пояс установлен неверно, мероприятия, запланированные в Outlook на целый день, будут неправильно отображаться в G Suite.

Включите параметр "Автоматически добавлять приглашения в календарь". Мероприятия, созданные пользователями Outlook и Exchange, которые не работают с G Suite, будут сразу же добавляться в ваш календарь. Этот параметр можно найти в Календаря.

Если у вас несколько календарей , эффективность работы Outlook можно повысить, включив синхронизацию только для календарей, используемых в данный момент. Дополнительные сведения об этом можно найти.

Настройте делегирование в Google Календаре, а не в Outlook. Тогда ваш помощник сможет создавать мероприятия и отвечать на приглашения от вашего имени. Для этого используется веб-интерфейс Google Календаря, а не вкладка "Представители" диалогового окна "Параметры" в Outlook (в GSSMO эта функция недоступна). Инструкции по настройке можно найти.

Настройте общий доступ к календарю в Google Календаре, а не в Outlook (требуется GSSMO версии 1.8 или более поздней). Календарь можно сделать доступным для других пользователей внутри вашего домена или за его пределами. Для этого используется веб-интерфейс Календаря Google, а не ссылка "Общий доступ к календарю" в Outlook, которая с GSSMO не работает. Дополнительные сведения об этом можно найти.

Не используйте старые версии инструмента синхронизации календарей (функции "Синхронизация Google Календаря"). Синхронизация мероприятий календаря между программой Outlook и аккаунтом G Suite выполняется с помощью инструмента "Синхронизация Google Календаря", но для работы с модулем GSSMO for Microsoft ® Outlook® его необходимо отключить. Использование двух инструментов синхронизации в одном аккаунте G Suite может привести к дублированию или повреждению данных. Рекомендуем отключить функции синхронизации Google Календаря в этом аккаунте и применять только GSSMO.

При использовании функций синхронизации в другом аккаунте Google, где модуль GSSMO отключен, проблем не возникнет.

Если вы не собираетесь отправлять сведения о мероприятии, не сохраняйте его в календаре. При сохранении изменений в мероприятиях календари участников обновляются независимо от того, были отправлены мероприятия или нет.

При создании мероприятий календаря в Outlook не требуется:

• отмечать участников как необязательных: для остальных пользователей они будут отображаться как обязательные;
• добавлять в мероприятия документы, изображения и контакты, поскольку они отображаются только у вас (документы можно передать с помощью URL);
• использовать в описании мероприятий форматирование (полужирный шрифт, курсив и др.), так как другие пользователи его не увидят.

Элементы и папки

Адресные книги

OutLook использует несколько источников информации об адресах для личных и деловых связей пользователя. Главный источник этой информации – список контактов, на основе которого OutLook формирует адресную книгу.

Информация из адресных книг используется для набора телефонных номеров, пересылки факсов и сообщений электронной почты путём выбора соответствующего номера или адреса из книги.

OutLook хранит элементы информации в папках на жёстком диске. При запуске OutLook пользователь имеет доступ к нескольким папкам:

· Входящие (хранилище для поступающих факсов и сообщений электронной почты;

· Календарь (для планирования расписания (встреч));

· Контакты (для хранения информации о деловых и личных контактах);

· Задачи (личный список дел и управление задачами, назначенными другим пользователям);

· Дневник (ежедневные записи о личной деятельности, большинство из которых OutLook создаёт автоматически);

· Заметки (для создания различных примечаний);

· Отправленные (хранилище для элементов, отправленных по факсу или электронной почте).

Календарь OutLook используется для работы с информацией, относящейся к определённым датам. Используя Календарь, пользователь составляет расписание предстоящей деятельности.

OutLook позволяет вносить в расписание встречи, собрания, события.

Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие, полностью занимающее какую-то часть времени пользователя. Встреча может относиться только к данному пользователю, а может относиться и к некоторым другим людям, однако встреча не согласована с этими людьми через средства OutLook.

Собрание похоже на встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Отличие от встречи состоит в том, что собрание согласовано с другими участниками средствами OutLook. При планировании собрания OutLook находит время. Когда все предполагаемые участники свободны. Также можно согласовывать свободные ресурсы – например, помещение для собрания, проектор и т.п.

Событие – мероприятие, происходящее в определённый день (или в течение нескольких дней), но не требуется резервирования времени для своего проведения. Пример события – дни рождения, праздники, выставки.

Например, нужно отметить в Календаре день рождения сослуживца. Это событие, т.к. день рождения сам по себе не занимает определённого времени. Если же в честь дня рождения устраивается приём, то это встреча, т.к. приём займёт определённое время.

Календарь имеет 3 варианта представления: День, Неделя, Месяц .

Планирование новой встречи

Чтобы создать новую Встречу следует нажать кнопку Создать на панели инструментов.

Появится диалоговое окно новой Встречи приведённое ниже:

На вкладке Встреча первые два поля предназначены для ввода краткого описания темы и места проведения мероприятия. Для каждой встречи время начала и окончания являются обязательными параметрами. Не следует устанавливать флажок Целый день , даже если необходимо зарезервировать весь день для какого либо мероприятия. Установка этого флажка превращает встречу в событие и, следовательно, встреча не может быть отражена в Календаре должным образом. Чтобы зарезервировать под встречу целый день, установите время начала встречи равным времени начала рабочего дня, а время конца встречи – времени окончания рабочего дня.

Установка оповещения перед встречей можно выбрать из раскрывающегося списка от 0 минут до 2-х недель. По умолчанию задаётся 15 минутный интервал.

OutLook позволяет по-разному отмечать интервалы времени. По умолчанию OutLook устанавливает состояние Занят на время встречи.

Используя команду Все категории можно создать, переименовать либо удалить категории.

Диалоговое окно Все категории представлено ниже (Цветовые категории )

Некоторые встречи происходят регулярно – раз в неделю, в месяц и даже раз в год.

Планирование повторяющейся встречи можно осуществить в диалоговом окне Повторение встречи , в котором задаются Время встречи, интервал повторения и пределы повторения. После установки критериев повторения встреча будет помечаться значком.

Если встреча конфиденциальна – её помечают значком .

Степень важности задаётся знаками ! и ↓ , что означает высокую и соответственно низкую степень важности.

После установки всех атрибутов встречи её следует сохранить, нажав кнопку , после чего встреча автоматически отражается в любом варианте отображения Календаря.