Достоинства и недостатки электронной таблицы. Плюсы и минусы Excel для бюджетирования. Основные элементы окна MS Excel

ВВЕДЕНИЕ

1.ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ЗАДАЧ

1.1 Достоинство и недостатки программы

1.2 Аппаратные требования

1.4 Актуальность темы

2.ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ

2.1 Настройка диаграмм

2.2 Работа с меню Диаграмма и панелью инструментов Диаграммы

2.3 Выделение элементов диаграммы

2.4 Копирование форматов из одной диаграммы в другую

2.5 Включение настроенной диаграммы в список пользовательских типов 2.6 Изменение расположения элементов диаграммы с помощью мыши

2.7 Изменение размеров и перемещение области построения

2.8 Форматирование текстовых элементов

2.9 Форматирование и изменение шкалы осей

2.10 Вывод и форматирование сетки

2.11 Форматирование рядов и маркеров данных

2.12 Форматирование фоновых областей

2.13 Изменение объема вида диаграммы

3. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

1. Установка программы

2. Алгоритм выполнения практической задачи

ВВЕДЕНИЕ

Диаграммы являются испытанным средством представления числовых данных в более наглядном, чем таблицы, виде. Современные версии программы Excel предоставляют пользователям очень широкие возможности построения самых разнообразных диаграмм. Такое изобилие привносит определенную сумятицу в работу с диаграммами: например, существует множество путей форматирования диаграмм и их элементов, многие из которых так и остаются не изученными пользователями. В Microsoft Excel 2000 имеет­ся широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм в соответствии со своими вкусами, стандартами вашей организации или для придания им более представительного вида в целях пре­зентации. Именно эти команды и являются предметом обсуждения в этой работе.

Мiсrоsoft Excel - один из наиболее популярных пакетов для среды Windows,

принадлежащих к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц.

Но Exсel - это и нечто большее, чем просто программа, которую можно использовать для упрощения различных математических операций, сложных расчетов. Она дает возможность строить диаграммы различного типа на основе данных таблицы, создавать базы данных и работать с ними, ставить численный эксперимент и др.

ПЭВМ нашего времени это великая эволюция по созданию вычислительных машин. Она начиналась еще в XIX веке.

История создания персональных компьютеров показывает нам как совершенствовалась вычислительная техника и программное обеспечение, проходя этапы определившие основные принципы развития этих устройств.

Сегодня персональные компьютеры обладают настолько мощными вычислительными способностями, что помимо стандартных расчетов могут проводить анализ расчетных данных с последующим представлением этой информации в наглядном виде, используя всю мощность графического интерфейса и средств мультимедиа, сочетающих графику, звук и видео.

Стоимость последних ПК, даже на базе процессора Pentium настолько доступна, что сегодня почти каждый специалист может позволить себе иметь на своем рабочем столе этот мощный инструмент.

Это открывает беспрецедентные возможности для обмена информацией, в том числе и ее нетрадиционными видами с использованием средств мультимедиа и Internet.

Сегодня практически все программное обеспечение, так или иначе, поддерживает возможности использования средств Internet. Хотя способы использования мультимедиа и Internet различны в различных программах, технология использования одинакова.

Преимущество Microsoft Office заключается в том, что объединив свои лучшие программы в единый прикладной комплекс, фирма Microsoft создала универсальное средство для решения практически любых задач обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе.

Microsoft Excel 2000 - это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач - от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

Документ Excel, иначе называемый листом, состоит из организованных в столбцы и строки ячеек. Ячейки содержат различные значения, которые можно добавлять, форматировать или сортировать простыми щелчками мыши. Среди типичных листов, создаваемых в Excel, - бухгалтерские книги, отчеты о расходах, итоги продаж. С его помощью осуществляется консолидация данных и прорабатываются сценарии "что-если". Excel также позволяет строить на основе данных листа диаграммы самых разных видов и размеров.

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ЗАДАЧ

1.1 Достоинство и недостатки

У Microsoft Excel существует достоинство и недостатки.

Достоинство:

1. Практически не ограничены размеры таблиц.

2. Математическая, статистическая и аналитическая обработка данных.

3. Печать любых размеров таблицы на любом принтере.

4. Функция автоматизированного заполнения данных.

5. Наличие 300 стандартных операций.

Недостатки:

В ячейке возможно писать в несколько строк после соответствующей настройки.

1.2 Аппаратные требования

Минимальные:

1. Процессор Pentium 160

2. Оперативная память 64Мб

4. Монитор SVGA

1. Процессор Pentium 200

2. Оперативная память 128Мб

3. 1,5Гб для установки полной версии Office и 350Мб для основной установки

4. Монитор LG

5. Манипулятор мышки

1.3 Установка программного продукта

Установка пакета Office намного проще, чем работа с приложениями этого пакета. Тем не менее процедуре установки стоит уделить немного времени; во-первых, из-за большого объема копируемых данных и, во-вторых, поскольку очень часто приходится задавать параметры устанавливаемого пакета, отличающиеся от предлагаемых по умолчанию. Некоторые важные вопросы настройки не могут быть решены в стандартном варианте установки.

Для запуска программы установки нажмите кнопку Пуск, вызовите Панель управления и выберите в ней утилиту Установка и удаление программ.

Нажмите кнопку Установить. Операционная система отыщет на компакт-диске программу Setup и запустит ее. В ходе работы программы установки придется ввести сведения о себе, указать идентификационный код диска (он приведет на коробке) и принять условия лицензионного соглашения. Далее нужно будет указать место (диск и папку) для размещения устанавливаемых программ (или принять предлагаемые по умолчанию параметры). Если на компьютере установлена одна из предыдущих версий Microsoft Office, то программа установки предложит удалить ее в пользу устанавливаемого пакета. Также можно обновить установленный браузер, задав установку Internet Explorer 5.0.

ВВЕДЕНИЕ

1.ТЕХНИЧЕСКОЕ ОПИАНИЕ ЗАДАЧИ

1.1 Достоинства и недостатки программного продукта

1.3 Алгоритм установки Excel

1.4 Актуальность темы

1.ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ

2.1 Формулы

2.2 Порядок ввода формул

2.5 Копирование формул

2.7 Просмотр зависимостей

2.8 Редактирование формул

2.9 Функции Excel

2.10 Автовычисление итоговых функций

3. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

3.1 Требования к помещению для эксплуатации компьютера

3.2 Требования к организации и оборудованию рабочих мест

3.3 Санитарно-гигиенические нормы работы на ПЭВМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ

Список литературы

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Что можно сказать о современных программах обработки электронных таблиц? Сегодня это средства, позволяющие не только выполнять вычисления, но и управлять списками и создавать диаграммы. Если же говорить об EXCEL, которая является одной из наиболее известных программ обработки электронных таблиц, то без преувеличения можно утверждать, что ее возможности практически неисчерпаемы. Лично я считаю, что такие программы на сегодняшний день представляют собой один из наиболее мощных и гибких инструментов, созданных для компьютера.

1.1 Достоинства и недостатки программного продукта

Для того, чтобы лучше понимать причины, по которым стоит заниматься модификацией электронных таблиц (вроде Excel), я привожу обзор основных достоинств и недостатков.

Достоинства

· Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования.

· Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и отношений, так как создается путём задания взаимосвязи ячеек, расположенных в пространстве листа.

· В отличие от обычного программирования, требующего строгой последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры.

· Вычисление результата в табличном процессоре может быть разбито на необходимое число шагов, каждый из которых может быть определён через формулу в своей ячейке.

· Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст, что позволят описывать и комментировать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.

· Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц,

· Современные табличные процессоры позволяют использовать средства оформления, такие как, например, цвет и шрифты, которые облегчают понимание программы и несут дополнительную смысловую нагрузку.

Недостатки

· Формулы, выраженные в терминах адресов ячеек, при их большом количестве представляют большую проблему, так как адреса ячеек сами по себе не несут никакой смысловой нагрузки.

· Реализация сложной структуры в рамках электронной таблицы требует огромного внимания к деталям, так как автор программы с некоторого момента становится не в состоянии запомнить смысл множества адресов, встречающихся в сотнях формул.

· Программы в табличных процессорах сильно зависимы от своей размерности и жестко привязаны к сетке.

· Темпы разработки табличных программ значительно снижаются за счёт того, что разработчику приходится работать на уровне ячеек.

· Пользователь, имеющий доступ к таблице, может случайно или намеренно внести в неё изменения, которые могут нарушить работу программы.

· Недостаток контроля за исправлениями повышает риск ошибок, возникающих из-за невозможности отследить, протестировать и изолировать изменения.

1.2 Требования к аппаратным и программным средствам

· Персональный компьютер с процессором Pentium 100 МГц или более мощным.

· Операционная система MicrosoftWindows 95 или более поздней версии либо MicrosoftWindowsNTWorkstation версии 4.0 с пакетом обновления 3 или более поздним.

· Оперативная память:

· 16 Мбайт памяти - для операционной системы Windows 95 или Windows 98 (Windows 2000). 32 Мбайт памяти - для операционной системы WindowsNTWorkstation версии 4.0 или более поздней.

1.3 Алгоритм установки Excel

Exсel – достаточно популярная программа, облегчающая работу с цифрами и таблицами, а также позволяющая проводить анализ достаточно больших объемов информации. Программа входит в пакет Microsoft Office. Ее можно купить на диске либо скачать с официального сайта компании Microsoft.

Для того чтобы установить Excel правильно, нужно воспользоваться автоматической установкой всего пакета Microsoft Office. Если его компоненты уже установлены (например, при выборочной установке других программ), или же пользователь в силу различных причин переустанавливает только программу Exсel, тогда нужно в процессе установки убрать все галочки напротив установленных ранее программ, оставив ее лишь напротив установки Exсel (рисунок 1.1.)

Затем появится диалоговое окно, которое сообщит Вам, что установка успешно завершена (рисунок 1.3.)

Рисунок 1.3. Завершение установки

По всей вероятности, Excel - это второй по востребованности компонент Microsoft Office после приложения Word.

По мере информатизации общества табличные процессоры перестают использоваться только для бухгалтерских и финансовых задач и становятся инструментами анализа и визуализации самых различных данных. Будучи самым распространенным табличным процессором, Excel имеет огромную аудиторию пользователей, весьма неоднородную по составу. Поэтому если опытным специалистам не хватает существующих возможностей, то вновь осваивающим продукт не хватает функций, упрощающих овладение элементарными операциями.

В связи с этим развитие продукта ставит перед разработчиками достаточно сложную задачу: «усложнения» для одной категории пользователей и «упрощения» - для другой. По свидетельству разработчиков, основное внимание в Excel 2003 как раз и было направлено на упрощение работы с программой, на оптимизацию доступа к различного рода информации и одновременно на развитие эффективности работы и добавление новых возможностей.

Добавилось множество новых функций, в то же время некоторые «лишние» предупреждения были удалены. Благодаря новым функциям упростилось разрешение целого ряда задач. По мнению ряда специалистов, из всех приложений Office XP больше всего аргументов в пользу обновления дает именно Excel 2003.

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

возведение в степень и выражения в скобках;

умножение и деление;

сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

2.2 Порядок ввода формул

Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула (рисунок 2.1.)

Рисунок 2.1. Результат формулы

Целесообразно пользоваться скобками при написании формулы. В этом случае вы обезопасите себя от случайной ошибки в вычислениях с одной стороны, а с другой - скобки значительно облегчают чтение и анализ формул. Если в формуле количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдаст сообщение об ошибке и предложит вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого количества скобок.

Введите в ячейку А1 число 10, а в ячейку А2 - число 15. В ячейке А3 введите формулу =А1+А2. В ячейке А3 появится сумма ячеек А1 и А2 - 25. Поменяйте значения ячеек А1 и А2 (но не А3!). После смены значений в ячейках А1 и А2 автоматически пересчитывается значение ячейки А3 (согласно формулы) (рисунок 2.2.)

Рисунок 2.2. Пересчет в ячейке А3

2.3 Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

2.4 Использование текста в формулах

С текстовыми значениями можно выполнять математические операции, если текстовые значения содержат только следующие символы:

Цифры от 0 до 9 , + - е Е /

Еще можно использовать пять символов числового форматирования:

$ % () пробел

При этом текст должен быть заключен в двойные кавычки.

Неправильно: =$55+$33

Правильно: ="$55"+$"33"

При выполнении вычислений Excel преобразует числовой текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение 88.

Для объединения текстовых значений служит текстовый оператор & (амперсанд). Например, если ячейка А1 содержит текстовое значение "Юрий", а ячейка А2 - "Кордык", то введя в ячейку А3 следующую формулу =А1&А2, получим "ЮрийКордык". Для вставки пробела между именем и фамилией надо написать так =А1&" "&А2. Амперсанд можно использовать для объединения ячеек с разными типами данных. Так, если в ячейке А1 находится число 10, а в ячейке А2 - текст "мешков", то в результате действия формулы =А1&А2, мы получим "10мешков". Причем результатом такого объединения будет текстовое значение.

Копирование формулы в смежные ячейки производится методом автозаполнения, т.е. протягиванием маркера заполнения ячейки с формулой на соседние ячейки (по столбцу или по строке). Это самый удобный и быстрый способ копирования.

Другие способы копирования формул:

1. выделить диапазон для заполнения (включая ячейку с введенной формулой) и выполнить команду меню ПравкаЗаполнитьВниз (если копирование выполняется по столбцу).

1. протянуть маркер заполнения ячейки с формулой правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать нужную команду

1.1. копировать ячейки;

2.6 Имена ячеек для абсолютной адресации

Любой ячейке (диапазону) можно присвоить имя и в дальнейшем использовать его в формулах вместо адреса ячейки. Именованные ячейки всегда имеют абсолютную адресацию.

Имя ячейки не должно начинаться с цифры; нельзя использовать в имени пробелы, знаки пунктуации и знаки арифметических операций. Нельзя также давать имя похожее на адрес ячейки.

Присвоение имени текущей ячейке (диапазону):

Первый способ:

1. щелкнуть в поле адреса строки формул, ввести имя;

2. нажать клавишу .

Второй способ:

1. выполнить команду ВставкаИмяПрисвоить ;

2. в диалоговом окне ввести имя.

Это же диалоговое окно можно использовать для удаления имени, однако следует иметь в виду, что если имя уже использовалось в формулах, то его удаление вызовет ошибку (сообщение – «# имя?»)

программный формула электронная таблица

Команда меню СервисЗависимости формул позволяет увидеть на экране связь между ячейками.

Для просмотра влияющих ячеек, нужно сделать текущей ячейку с формулой и выполнить команду СервисЗависимости формулВлияющие ячейки .

Если нужно увидеть, в какой формуле имеется ссылка на текущую ячейку, то следует выполнить команду СервисЗависимости формулЗависимые ячейки .

Все зависимости в таблице изображаются стрелками. Для удаления стрелок служит команда СервисЗависимости формулУбрать все стрелки .

При необходимости просмотра многих зависимостей удобно отобразить панель инструментов Зависимости командой СервисЗависимости формулПанель зависимостей .

2.8 Редактирование формул

Для редактирования формулы нужно выполнить щелчок в строке формул или дважды щелкнуть в ячейке, содержащей формулу. При редактировании можно изменить адрес ячейки, на которую имеется ссылка, тип ссылки и др.

· выделить в строке формул адрес ячейки двойным щелчком;

· отщелкнуть в таблице ячейку, на которую должна быть ссылка.

Изменение типа адресации:

· выделить адрес ячейки двойным щелчком;

· нажать клавишу .

Для подтверждения внесенных изменений использовать клавишу или кнопку Ввод в строке формул; для отмены изменений – клавишу или кнопку Отмена в строке формул.

2.9 Функции Excel

Функциив Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами.

Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “; ”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

2.10 Автовычисление итоговых функций

В Excel автоматизирован вызов функций, вычисляющих итоговые значения в диапазонах ячеек с числовыми данными, такие функции выбирают из раскрывающегося списка кнопки Автосумма в панели инструментов (таблица 2.2.)

Таблица 2.2. Итоговые функции

2.11 Использование Мастера функций

Для вызова Мастера функций предназначена кнопка Вставка функции в строке формул или в панели инструментов.

Примечание. Мастер функций можно также вызвать:

· в списке кнопки Автосумма (пункт Другие функции…);

· командой меню ВставкаФункция ;

· комбинацией клавиш <Shift > + <F3 >.

Диалоговое окно Мастера функций (рисунок 2.4.) содержит два списка: раскрывающийся список Категория и список функций . При выборе категории отображается соответствующий список функций.

При выборе функции в нижней части окна появляется ее краткое описание. После щелчка на кнопке Ok (или нажатия клавиши <Enter >) имя выбранной функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список аргументов, и одновременно открывается окно Аргументы функции .

Пример такого окна функции показан на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5. Аргументы функций

2.12 Выбор недавно использовавшихся функций

1. Активизировать ячейку для помещения функции и ввести с клавиатуры знак "= " (в левой части строки формул отобразится имя последней из использовавшихся функций).

2. Щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с именем функции. Откроется список 10 функций, которыми пользовались в программе в последнее время (рисунок 2.6).

Пункт "Другие функции…" предназначен для вызова Мастера функций.

Рисунок 2.6. Выбор недавних функций

3.1 Требования к помещению для эксплуатации компьютера

1. Помещение должно иметь искусственное и естественное освещение.

2. В помещении должны быть встроенные или пристенные шкафы (полки) для хранения сумок, портфелей учащихся.

3. Помещение не должно граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения.

4. Помещение должно оборудоваться системами отопления, кондиционерами, а также вентиляционными отверстиями.

5. Для внутренней отделки интерьера помещений, в помещении должны использоваться диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения от потолка – 0,7-0,8; для стен – 0,5-0,6; для пола – 0,3-0,5.

1. Площадь на одно рабочее место во всех учебных заведениях должна составлять не менее 6,0 квадратных метров, а объем не менее 20,0 кубических метров.

2. Перед тем, как сесть за рабочее место необходимо произвести внешний осмотр, убедиться в использовании соединительных кабелей.

3. Не следует подвергать толчкам и вибрациям системный блок и другие части компьютера.

4. Экран должен находиться на расстоянии от глаз – 40-50 см.

5. Не следует прикасаться к токоведущим частям компьютера.

6. Необходимо соблюдать режим работы за компьютером, 40-50 минут непрерывной работы и 5-10 минут перерыва. Если во время работы сильно устают глаза, то необходимо периодически отводить взгляд от экрана на любую дальнюю точку помещения.

1. Периодически перед работой протирать монитор специальной тканью.

2. Не допускать попадания пыли и жидкости на клавиатуру компьютера и дискету и на другие части компьютера.

3. На рабочем месте (за компьютером) не следует употреблять пищу и воду.

4. В помещении должна ежедневно проводиться влажная уборка и по возможности проветривание.

5. Учащиеся обязательно должны иметь при себе сменную обувь и белые халаты

Знание формул и функций и умение работать с ними является основным аспектом успешной и приятной работы в Excel, в противном случае простые вычисления в программе будут затрачивать много времени и сил.

В настоящее время, табличный процессор MSExcel, является самым удобным и распространенным среди аналогичных программ, и я с этим полностью согласна.

АС - автоматизированная система

КС - компьютерная система

ОС - операционная система

ЭВМ - электронно-вычислительная машина

ПК – персональный компьютер

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. –М.: Русская редакция, 2004. –693 с.

2. Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. –СПб.: БХВ–Петербург, 2002. –420 с.

6. Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П. Курносова Воронеж, ВГАУ, 1997. –238 с.

7. Информатика: Учебник. /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика, 2002. –768 с.

8. Пакеты прикладных программ: Учеб. пособие для сред, проф. образования / Э. В. Фуфаев, Л. И. Фуфаева. -М.: Издательский центр «Академия», 2004. –352 с.

9. Колесников Р. Excel 97 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV, 1997

Приложение 1

Ввод чисел

Приложение 2

Использование формулы «Автосумма»

Некоторые компании ведут учет контактов, мероприятий по продажам и маркетингу с помощью Excel, потому что он легкий в использовании и относительно хорошо знаком работникам.

Однако, для более эффективного управления и выгодного использования данных другие компании используют CRM системы. Успешный бизнес - это поиск, обслуживание и поддержание лояльности клиентов.

CRM состоит из базы данных и пользовательского интерфейса, с помощью которого вы можете легко создавать, редактировать, обновлять, управлять вашими контактами, (клиентами, контрагентами) процессами, обмениваться сообщениями и документами.

Преимущества Excel компенсируются большим числом недостатков. В то время как таблицы Excel замечательны в качестве калькуляторов, одновременно с этим они не очень хороши как база данных. Excel не имеет связанных таблиц и у него ограниченные возможности интерфейса. Excel таблица будет очень громоздкой и медленной с несколькими сотнями строк и тем более будет сложна в управлении несколькими тысячами записей.

Преимущества Excel

• Простота использования
• Довольно хорошо известен работникам
• Экономичен для маленьких баз данных

Недостатки Excel

• Не удобен для многопользовательского доступа и фиксирования истории изменений.
• Нет возможности просматривать и управлять связями данных в таблице.
• Просмотр, понимание и использование данных из электронной таблицы занимает много времени.
• Аудит не может проверить целостность данных в электронных таблицах.
• Информация может теряться.
• Слишком прост в копировании вне бизнеса – может даже к конкурентам.

Преимущества CRM

• Развитие сильных, долгосрочных отношений с клиентами через более персонализированный сервис. Как результат рост лояльности клиентов.
• Рост прибыли за счет снижения издержек, благодаря повышению эффективности работы персонала.
• Удобный анализ работы сотрудников.
• Уменьшение сроков обучения новых сотрудников.
• Тонкая настройка целевых маркетинговых кампаний.
• Своевременное получение корректной информации для обоснованного бизнес решения. Благодаря этому, данные о клиентах становятся важным активом, что повышает прибыль.
• Устранены недостатки Excel

Недостатки CRM

• Непривычное рабочее пространство для сотрудников. Требуется время на освоение основных функций.
• В большинстве случаев негативно воспринимается персоналом, т.к. резко повышает контроль над сотрудниками и их эффективностью.
• Стоимость CRM решений как правило выше чем у табличных редакторов.

Excel используется повсеместно в качестве простейшей и наиболее дешевой автоматизированной системы. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы.

Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, что облегчает ввод данных.

По поводу недостатков использования Excel для бюджетирования написано очень много и авторы, как правило грешат излишним сгущением красок. Это происходит потому, чтоу них уже есть готовое решение, некая альтернатива в виде специализированного продукта. Мы, все таки попробуем составить объективную картину.

Причинами использования MS Excel для автоматизации бюджетирования являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющаяся в этом продукте функциональность до конца не используются.

Но даже в таком варианте удобство, простота, интуитивная понятность электронных таблиц обеспечивает растущее число поклонников и приверженцев.

Это очевидно. Более того, даже на последнем Гартнер саммите (самая значимая конференция в области Business Intelligence и Data Warehouse) в Лас Вегасе было признано, что Excel остается основным приложением для решения задач в области репортинга, планирования и анализа.

У бюджетирования на основе электронных таблиц есть, конечно же свои недостатки. Ниже мы рассмотрим основные, на которые чаще всего обращается внимание, и попробуем разобраться насколько они критичные.

Наша задача не развенчать чью-то точку зрения, а понять какие, на самом деле возможности электронных таблиц, а где действительно функциональности Excel будет недостаточно.

Чаще всего обращается внимание на следующие:

1. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом.



Во-первых: Что понимать под словом пользоваться? Для просмотра файл всегда откроется. В этом режиме в него нельзя вносить изменения и не видны изменения после последнего сохранения файлов. В остальном, смотреть и анализировать данные в файле Excel могут любое количество пользователей;

Во-вторых: в Excel, начиная с 97 предусмотрен механизм управления совместной работы с книгой(файлом). Это не очень простой механизм и, прежде чем его использовать, нужно детально разобраться, как он работает. Но такая возможность есть. Об этом написано в многочисленных руководствах, в крайнем случае - нажимаем F1, поиск: "совместная работа", читаем, пробуем.



2. Невозможно составлять несколько вариантов бюджета. Для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице.



Если не использовать средства ОЛАП, да, каждый вариант бюджета желательно организовывать в отдельном файле. У каждого файла свое имя, место, атрибуты. Для того чтобы не было путаницы, нужно просто грамотно организовать структуру и правила обращения с этими файлами. Именно так это сделано во всех специализированных программах. Варианты бюджета возникают на этапе подготовки, их действительно может быть много. Но если говорить о возможных альтернативах это обычно 2-3. Затем, уже во время реализации бюджета, могут возникать изменения в параметрах. Соответственно создается новая рабочая версия бюджета, а старая версия «сдается в архив». В любом случае, в процессе исполнения в определенный момент существует только один рабочий бюджет.



3. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий



Действительно консолидировать данные нужно вручную, но если делать совсем просто. Решить это можно с помощью небольшого макроса. Если же на предприятии процесс бюджетного управления детально разработан и соблюдается, то консолидация (т.е. сбора информации из разных подразделений) происходит организованно и безболезненно. Что касается человеческого фактора, то он может проявиться в любой, самой совершенной программе. (примеры банальные, но тем не менее: авария на ЧАЭС, Саяно-Шушенской ГЭС …)



4. Нет гибких механизмов разграничения доступа к данным, все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть ограничены.



Если информация организована в одном файле, то существует такая проблема. Любой пользователь, открывший файл, открывает и все его рабочие листы. Доступ к отдельным листам может быть ограничен, но сделать многоуровневую систему доступа будет сложно.

Как решается эта проблема? Файлы от подразделений, естественно доступны только этим подразделениям и менеджеру, составляющему бюджет. Сведенная информация, или Мастер-бюджет, это уже уровень финансового аналитика, контроллера, менеджера, директора. У них, в любой системе будет полный доступ к информации. Если информация о размерах зарплаты должна быть конфиденциальной, значит в мастер-бюджет она может поступать либо суммарно, либо обезличенно. Например общий ФОТ отдела маркетинга, вместо перечисления фамилий и из зарплат. На уровне руководства, как правило нужны сводные отчеты и прогнозы. Нужно ли при этом закрывать доступ ко всей информации? Скорее всего, только для защиты от изменений. Это решается достаточно просто.



5. Отсутствуют функции защиты данных от исправлений.



На самом деле эта возможность есть, и неплохо организована в Excel. можно защитить данные на уровне ячейки, листа, книги. Все это работает. На этапе подготовки составления бюджета все формы должны быть организованы с учетом этого фактора. В какие ячейки данные можно вносить, в какие нет. Более того, можно с помощью макроса установить невозможность изменить данные в файле, после того, как он закрыт. Это может быть полезно при составлении бюджетов подразделений. Ответственный за его составление может быть уверен, что никто не изменит, внесенные им данные.



6. У системы низкая производительность при работе с большими объемами данных. Например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения.



Насколько это действительно проблема?

Во-первых: вычислительные мощности компьютеров растут с такой скоростью, что массивы данных, требующих обработки явно за ними не успевают. Такой аргумент можно было серьезно воспринимать лет 8-10 назад.

Во-вторых: Мастер-бюджет правильнее делать в одном файле. Даже если размер этого файла превысит 10 Мбт, а количество листов будет в пределах 40-50, это не будет препятствием для выполнения всех, заложенных в него алгоритмов.

Могут быть проблемы, если модель построена на большом количестве сложных формул. Это вызывает некоторую задержку выполнения. Но, как показывает практика, бизнес -модель можно организовать достаточно простыми формулами и связями. Кроме того, задержка с загрузкой Excel файла, скорее всего, будет меньше, чем это происходит при работе с мощными серверными приложениями.



7. В Excel затруднено прогнозирование.



Все таки математические инструменты прогнозирования существуют в Excel, более того, любая математическая функция может быть реализована в Excel. Либо самостоятельно, а проще с помощью специализированных надстроек к Excel, которых написано великое множество. Если действительно есть в этом потребность, проще купить такую надстройку, чем полностью переходить на другую систему



8. Недостаточная функциональность для бюджетирования (нет средств регламентации процесса)



Продавцы многих специализированных программ утверждают, что у них уже на программном уровне формализован весь процесс сбора и обработки информации.

Если говорить честно, то программа конечно может облегчить человеку выполнение формальных процедур, но она не способна учесть всю специфику, как технологическую, так и психологическую конкретного предприятия в конкретный период времени. Поэтому не стоит надеяться, что на машину можно переложить организационные функции. Это должны делать руководители организации, независимо от того, как именно автоматизирован сам процесс.



9. Нет полноценного OLAP-анализа (все же сводные таблицы – это не полноценный OLAP)



Действительно, чтобы использовать все преимущества OLAP кубов, должна быть клиент – серверная архитектура. Это задача принципиально другого уровня и нужно осознавать – готово ли предприятие к такого рода подходу при планировании. Но даже в этом случае, существуют решения, которые пытаются подружить OLAP сервер с таблицами Excel. Такие, например, как Palo или сам Microsoft, который очень уверенно движется именно в этом направлении. На упомянутой выше конференции Gartner BI Summit в Лас Вегасе, в частности прозвучала такая мысль:

« Не важно, что вы пытаетесь делать, я не думаю, что это поможет вам противостоять Excel», а следовательно если это нельзя побороть, нужно использовать возможности данного инструмента в свою пользу.

Главное преимущество программы Office Excel – это наличие огромного количества встроенных стандартных функций, что позволяет легко и быстро применять различные вычисления. Встроенная функция – это формула, которая была заранее подготовлена. Перед ее написанием нужно обязательно ввести знак «=». Программа Excel предусматривает наличие нескольких категорий функций, что существенно упрощает работу. Математические и тригонометрические функции используются при обработке матриц и решении различных задач. Логические функции подходят для решения задач с определенными условиями.

Работа с табличными данными может быть существенно упрощена при использовании статистических функций. Именно они позволяют проводить экономические исследования и статистические вычисления. Среди категорий особое место занимают финансовые, текстовые, инженерные и информационные функции. Также есть возможность обрабатывать все данные в формате время и дата.

Разработчики Excel позаботились о том, чтобы применение функций не вызывало у пользователей никаких затруднений. С этой целью был создан мастер функций. Он помогает корректно вводить формулы и сохранять последовательность указания данных. Использование такого сервиса помогает быстро применять стандартные функции. Чтобы пользователь не запутался, предусмотрен список категорий. Также можно в отдельном окне просмотреть все стандартные функции. При выборе конкретного пункта отобразится не только синтаксис, но и общее описание функции. Аргументы не обязательно вводить вручную. Проще всего выделить нужные ячейки в самой таблице.

Данные, полученные после использования формулы, можно отобразить на рабочем листе, создав графики или диаграмму.

Отдельно стоит упомянуть о возможности автозаполнения, которое работает при использовании любой функции из списка. При этом нужно учитывать, что из-за конкретного типа адресации могут измениться аргументы функций. На практике автозаполнение работает очень просто. Так, при необходимости вывести максимальное значение в нескольких колонках электронной таблицы достаточно применить функцию только один раз. После этого можно воспользоваться автозаполнением и программа самостоятельно найдет нужное значение.

Элементы упрощенного интерфейса в программе

MS Excel представляет собой программу в виде таблицы, при помощи которой осуществляется обработка данных. Также можно проводить сложные математические операции и расчеты. Элементы упрощенного интерфейса в нашей программе можно увидеть сразу после запуска Excel. В верхней части окна находится его заголовок, а также кнопки свернуть, развернуть и закрыть. Ниже расположена стандартная панель инструментов. При желании эту панель можно отредактировать, убрав или добавив определенные кнопки. Далее находится строка формул, которая отображает содержание выделенной ячейки.

Эту строку можно использовать при редактировании или вводе любой формулы или данных. Строки, расположенные чуть ниже, демонстрируют заголовки столбцов и строк. В самом низу окна находится строка состояния.

Таблица в MS Office Excel – это определенное количество ячеек всех листов одной книги, где хранятся данные и формулы. Не все знают, что на одном листе представлено 256 столбцов и 65536 строк. При этом строки обозначены упрощенными числами, а столбцы – латинскими буквами. Аргументы любой формулы – это ссылка на ячейку или целый диапазон. Кстати, эти ячейки необязательно должны находиться на одном листе книги. Ссылка на ячейку – это ее адрес, представленный числом строки и буквой столбца. Более того отдельным ячейкам и диапазонам можно присваивать имена. Все формулы в Экселе высчитываются автоматически. После этого результат появляется в ячейке. Саму формулу можно увидеть только в строке формул.

Для закрытия программы в интерфейсе Excel нужно нажать на иконку в виде крестика, расположенную в строке заголовка. Также можно выбрать нужный пункт в меню Office или воспользоваться комбинацией Alt+F4.